Viel getan und nichts erledigt? Um effektiv zu arbeiten sollte man sich die Arbeiten überlegen und einteilen. Man sollte also zuerst gründlich über seine Arbeitspakete nachdenken, um dann eine überlegte Entscheidung zu treffen. Natürlich spielt der Aufwand an Zeit und Geld bzw. Sachmitteln für die Erledigung eine Rolle. Außerdem sollte bewußt sein, was bedeutet dringend und was bedeutet wichtig ?
dringend | wichtig |
ist zeitlich zu verstehen. Dringende Arbeitspakete sind terminiert. Bei Fristeinhaltung entsteht(oft hoher, einmaliger) Nutzen bzw. kein Schaden. | ist sachlich zu verstehen. Wichtige Maßnahmen verbessern den Betrieb oder bringen uns einen Ziel näher. Sobald diese Arbeiten erledigt sind, bestehen (oft geringe aber andauernde) Vorteile bzw. keine Nachteile mehr. |
Konflikte gibt es, wenn man dringende und wichtige Arbeiten gleichzeitig erledigen soll. Dann muß man sich Prioritäten setzen. Und diese sollten so aussehen:
Priorität
oder in Tabellenform:
Eigenschaften des Arbeitspaketes |
sachlich wichtig |
sachlich unwichtig |
zeitlich dringend |
Priorität 1 sofort selber erledigen |
Priorität 2 sobald wie möglich erledigen |
zeitlich nicht dringend |
Priorität 3 später erledigen, aber jetzt schon Zeit dafür einplanen |
Priorität 4 Füllarbeiten auch notieren und erledigen, möglichst delegieren |
Ohne ein paar Notizen wird man also nicht auskommen. Wichtig ist die Reihung und der Zeitbedarf für die Arbeitspakete oder für den den Tag. Die Zeit zur Erledigung der Arbeitspakete sollte großzügig bemessen/geschätzt sein. Denn oft kommt was dazwischen. Ein Rechnerabsturz oder ein Anruf. Und dabei sollte man auch gleich an einen weiteren wichtigen Punkt denken: an
Grundsätzlich sind mehrere kleine Pausen besser als eine
ewig lange, die mit dem Feierabend verwechselt werden kann. Auf jeden Fall
gehören Pausen zum Zeitmanagement. Oder können Sie 12 Stunden
täglich Leistungssport treiben?
Und die Länge der Pufferzeiten? Wenn man sich an einen
organisierten Tagesablauf gewöhnt hat, wird man die Reservezeiten sicher
zuverlässiger schätzen können. Anfangs sollte man von
ca. 40% der vorausgeschätzten Zeit ausgehen.
Eine Tages-Einteilung nach Prioritäten und Zeitbedarf ist sehr oft sinnvoll: ob die Arbeitspakete nun ein Hobby betreffen oder den Papierstapel auf irgendeinem Schreibtisch einer großen Firma. Der US-Präsident Eisenhower soll so seine Arbeit bewußt eingeteilt haben. Aber haben das nicht, mehr oder weniger unbewußt, alle Menschen immer schon so gemacht?